Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 525Санкт-Петербург и область

Максимальное количество листов в личном деле сотрудника

Подпишитесь всего за руб. Читать журнал. Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк титульного листа личного дела. Бланк обложки личного дела.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Сегодня рассмотрим тему: "личные дела сотрудников порядок формирования и работы с ними", постараемся выделить самое главное и, при необходимости алгоритм действий. При этом, вам доступны эксклюзивные комментарии нашего эксперта. Все вопросы вы можете задать в специальной форме после статьи. Обращаем внимание, что перед заданием вопросов стоит внимательно прочитать статью, потому что большинство ответов там уже есть.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации управляющей компании. Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф. Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:. В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами копиями о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается.

Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов. По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле цифрами и прописью , листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель приложение 9 к Правилам. Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем.

Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт. Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет , их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения. В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы сейфы или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации.

Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы. При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет ст. В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Несмотря на отсутствие прямой обязанности, личные дела на сотрудников заводят в большинстве коммерческих организаций. Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности.

В статье мы рассмотрим состав личного дела, процесс его формирования и хранения, а также порядок подготовки к сдаче в архив. Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих Федеральный закон от Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде.

Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности. Напомним, что дело представляет собой документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку подп.

Поскольку порядок ведения личных дел сотрудников для организаций и предпринимателей никак не регламентирован, то будет целесообразно разработать и утвердить положение о порядке формирования и ведения личных дел. В нем можно отразить состав личных дел, порядок его формирования и ведения, круг сотрудников, на которых необходимо вести дела, режим хранения и порядок доступа к делам и т. В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены.

В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный свыше 10 лет срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы. Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:. Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:. Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. Напомним, что трудовые и вкладыши к ним хранятся как документы строгой отчетности, то есть в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение, и выдаются лицу, ответственному за их ведение, только по его заявке.

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:. Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций далее — Правила , одобренным решением Коллегии Росархива от После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке.

Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства.

Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:. Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения.

Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг например, срок хранения закончился , а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:. Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Все личные дела содержат персональные данные работника. Напомним, что под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физлицу ст. Работодатель обязан соблюдать все требования по защите персональных данных, предусмотренные главой 14 ТК РФ и Федеральным законом от Лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной подп.

Так, руководитель организации обязан назначить соответствующим приказом лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел. При этом лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Личные дела в обязательном порядке должны храниться в месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизироваться личные дела в месте хранения могут в алфавитном порядке, по номерам либо по структурным подразделениям организации.

Обратите внимание, что лица, виновные в нарушении положений законодательства в области персональных данных, могут быть привлечены к дисциплинарной подп. Также в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, сотрудники имеют право:.

Персональные данные могут быть переданы третьим лицам только с письменного согласия работника. Исключением является передача этих данных посторонним лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Если сотрудник увольняется, то личное дело закрывается в день его увольнения. Закрытое личное дело необходимо полностью оформить. Для этого следует проверить наличие всех документов и их расположение в папке документы должны располагаться в хронологическом порядке , а также нумерацию листов все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Листы описи нумеруются отдельно от листов личного дела. На отдельном листе составляется лист-заверитель форма приведена в приложении 9 к Правилам. В нем указываются:. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии личного дела повреждения, замена подлинных документов отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Далее личное дело подшивается.

При этом в конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела внутренняя опись. Если данные документы к делу не были подшиты, то опись приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки личного дела, а лист-заверитель приклеивается поверх описи за верхнюю часть листа.

Личные дела сотрудников порядок формирования и работы с ними

Сегодня рассмотрим тему: "личные дела сотрудников порядок формирования и работы с ними", постараемся выделить самое главное и, при необходимости алгоритм действий. При этом, вам доступны эксклюзивные комментарии нашего эксперта. Все вопросы вы можете задать в специальной форме после статьи. Обращаем внимание, что перед заданием вопросов стоит внимательно прочитать статью, потому что большинство ответов там уже есть. Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т.

Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии с настоящим Порядком, разработанным в соответствии с федеральным законодательством по вопросам архивного дела, нормативными актами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Во многих хозяйствующих субъектах, использующих труд наемных работников, на вновь трудоустроенного подчиненного заводится личное дело. При этом, внешний вид и структура подобного документа не имеет строгой регламентации. Как быть в этом случае и как его тогда составлять — насущные вопросы многих кадровиков. Оглавление: 1. Об обязательности ведения личных дел работников 2. Состав личных дел сотрудников 3. Формирование и ведение документа 4.

Порядок хранения и ведения личных дел сотрудников

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов.

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности.

Документ : О порядке передачи документов организаций при их реорганизации, ликвидации или приватизации. О порядке передачи документов организаций при их реорганизации, ликвидации или приватизации. Порядок передачи и дальнейшее использование документов учреждения, организации, предприятия далее - организации независимо от форм собственности при их реорганизации или ликвидации предусматривается приказом о реорганизации или ликвидации организации. Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, которая создается для передачи дел и имущества.

Готовим документы к хранению

Формирование дел — это значит поместить исполненный документ в дело, выбрав его по номенклатуре дел. Так же важно придерживаться систематизации в процессе группировки документов. Давайте обо всем по порядку.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева

График работы совместителя - с понедельника по пятницу по 4 рабочих часа. Соответственно, содержание такой характеристики может вызывать сомнение. Численность женщин, воспитывающих детей без отцовской поддержки постоянно растет.

В каждом из нижеописанных случаев применяется свой вариант наложения запрета. Стареют и уходят ветераны. Это на его усмотрение.

Формирование дел

Образец характеристики с места работы охранника. По этому же номеру звоним оттуда, где не ловит сеть: он работает везде. Особенности развода в суде без присутствия одного из супругов Когда развод проводится через суд. Как правило, рассмотренных мер вполне достаточно для быстрого разрешения ситуации с водоснабжением.

Правильное составление жалобы (образец) Если ошибка очевидна, то вы можете писать жалобу.

Как формируются личные дела сотрудников? С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и Титульным листом личного дела является обложка папки. Он составляется с целью учета количества листов в деле и.

Особые условия сформированы для проживающих граждан в районах Крайнего Севера. Можно ли строить дом на землях для садоводства и огородничества. Для лиц предпенсионного возраста (срок выхода на пенсию наступает в ближайшие 5 лет) - в 11 280 руб.

С 1,5 до 3 лет молодые мамы могут рассчитывать на ежемесячное пособие, размер которого является фиксированным. Гражданский кодекс, статья 651: договор аренды на срок от года подлежит регистрации.

Как формируются личные дела сотрудников?

Часто с продавцом легко сторговатьсятак как он не обременен получением необходимой суммы на покупку новой квартиры. Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

Такое поведение рассматривается, как несогласие второй стороны на бракоразводный процесс.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

В процессе заполнения обращения нужно будет в обязательном порядке указать, какое именно отделение миграционной службы будет заниматься рассмотрением этого документа, написать адрес своего места проживания, а также написать, по какой причине человек хочет получить на руки данную карточку. Кроме того, в последние годы во многих городах стали открываться специальные центры по адаптации бывших заключённых.

По результатам собеседования вы заняли второе место, поэтому сейчас мы не можем вас взять на работу.

Принять участие в программе по переселению соотечественников могут следующие категории иностранных граждан: Соотечественники, которые на постоянной основе живут заграницей, могут вступить в программу только при условии, если в прошлом у них было российское гражданство и этот факт подтверждается документально.

Плюс обязательно надо просить прокурора и следователя наложить арест на Вашу квартиру, чтобы мошенники не продали ее дальше и не запутали ситуацию еще .

Лица, кто составлял и согласовывал акт, должны подписать. Документальное подтверждение беременности выписывается на 12 неделе. Юристы обнаглели, в Москве часто берут по 100 -150 тысяч и ничего не делают. На самом деле эти специалисты могут рассчитывать лишь на некоторую часть от общей суммы тарифов.

Что немаловажно, когда ипотечная квартира или дом - это единственное жилье. Заниматься легальной трудовой деятельностью, не нарушая закон и порядок государства. С 1 июня 2015 года заявление и документы для государственной регистрации прав и сделок с недвижимостью во всех регионах Российской Федерации можно подать в электронном виде.

Итак, существует 2 случая, когда необходимо оформление документов на пристройку: если строительство только предполагается и если строение возведено незаконно. Каждый из них должен иметь документы, подтверждающие легальность их владения.

На первом этаже здания размещались учебные классы, на втором - комнаты преподавателей. В принципе мы просили о небольшой уступке по сход-развалу и поврежденный бампер не менять, а просто загнуть внутрь, чтобы не выпирал.

Помочь при таких обстоятельствах могут только свидетельские показания. Так, вы сможете предложить банку недвижимость в качестве залога или просто убедите в том, что в случае чего у вас есть что продать.

Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018 Юридическая консультация.